3 raisons de sous-traiter à un réceptionniste virtuel est une décision économique saine

Une entreprise en croissance peut se bloquer rapidement lorsque le propriétaire et les membres clés du personnel sont bloqués et répondent à tous les appels entrants. Souvent, ces appels sont idiots, par exemple lorsque des personnes demandent où se trouve l’entreprise, quelles sont leurs heures d’ouverture ou encore que des questions de tarification sont communes. Un membre du personnel chargé de répondre strictement au téléphone, comme un réceptionniste, pourrait facilement répondre à ces questions.

Si vous exploitez une entreprise totalement basée sur le cloud, la présence au téléphone diminue rarement. Certaines personnes ne feront tout simplement pas affaire avec un site Web ou des courriels. Ils doivent parler et même voir la personne avec qui ils font affaire. Une réceptionniste physique travaillant dans un bureau est parfois nécessaire pour rendre les clients heureux. Cependant, de nombreuses entreprises modernes peuvent tirer parti de nombreux avantages du recours à une réceptionniste virtuelle.

Virtual receptionists taking calls

Voici 3 façons d’engager une réceptionniste virtuelle comme solution financière.

1. Une réceptionniste qui répond au téléphone vous fait paraître plus gros

Au cours des dix dernières années, il a été prouvé que la génération Y transfère son argent au profit de petites marques capables de proposer une expérience personnalisée. Cependant, la majorité d'entre eux font toujours confiance à la fiabilité d'une entreprise établie et expérimentée. Un réceptionniste donne à votre entreprise une apparence plus grande et plus importante, ce qui attirera certainement plus de ventes des prospects impressionnés qui appellent votre entreprise.

2. Les pistes ne sont pas capturées lorsque les téléphones ne sont pas répondus

Plus de la moitié des personnes appelant pour la première fois une entreprise ne rappelleront pas si elles ne reçoivent pas de réponse ou si elles sont connectées à un répondeur (les entreprises les utilisent-elles toujours?) placer sur ce premier appel téléphonique.

Ce qui est formidable en particulier chez une réceptionniste virtuelle, c'est qu'elle est toujours là pour prendre l'appel, et que prendre l'appel représente plus de la moitié de la bataille. Demandez à votre réceptionniste virtuelle d'indiquer aux appelants que vous n'êtes pas disponible parce que vous êtes occupé avec des clients, mais que vous les appellerez dès que possible. Imaginez l’influence et le sentiment d’urgence que cela crée chez les clients à la recherche d’un service populaire répondant à leurs besoins?

3. Moins de temps perdu à répondre aux appels téléphoniques moins importants ou complètement non importants

Lorsque vous ou votre équipe répondez à des appels idiots que pourrait traiter un enfant de 12 ans, vous ne rendez pas service non plus à vos clients existants, ni ne travaillez pour l'innovation et la croissance de l'entreprise. Vous êtes plus que probablement ennuyé par le monde et par l'autre!

Virtual receptionist

Une équipe de réception virtuelle peut vous aider à éviter les conversations inutiles et l’aggravation et la perte de temps qui en résultent. Entraînez-les à répondre aux FAQ telles que:

Quelles sont vos heures d'ouverture? Êtes-vous toujours ouverts? Où sont vos bureaux? Quels services offrez-vous? Tarification (p. Ex.: «Notre société adapte soigneusement nos prix aux besoins individuels, un agent peut vous rappeler à« telle ou telle »occasion de répondre à vos besoins.»

Il y a au moins 10 questions très courantes posées par les appelants chaque jour. Imaginez avec quelle facilité ces économies de temps se traduiront par davantage de profits.

La réception ajoute un élément de professionnalisme à une entreprise en croissance

Une équipe de réceptionniste virtuelle peut affecter l'impression de différents appelants de plusieurs manières. Tout d’abord, personne n’engage une réceptionniste s’il n’ya pas beaucoup d’appels téléphoniques, ce qui indique aux appelants que vous exploitez une entreprise prospère avec des personnes faisant la queue à la porte littérale ou proverbiale de vos services. Ensuite, puisqu'un réceptionniste virtuel sera disponible 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, aucun appel ne restera jamais sans réponse. Comme mentionné, les leads peuvent être préservés simplement en demandant à quelqu'un de répondre et d'assurer un rappel, ou de prendre rendez-vous pour rencontrer un prospect.

Cela permet aux gens de savoir que vous êtes déterminé à travailler dur pour leur entreprise, même lorsque vous ne pouvez pas répondre directement au téléphone. Ensuite, les services de réception virtuelle sont à la demande, ce qui signifie que même si vous n’avez normalement besoin que de répondre aux appels après les heures normales de travail, vous pouvez les activer à tout moment en un clic de souris si vous et / ou votre équipe commencez à vous marteler appels pendant la journée.

Vous économisez de l'argent en utilisant un réceptionniste virtuel sur un employé en poste

Comparez les tarifs de tous les services de réception virtuelle et vous trouverez une variété de modèles de tarification. Vous obtenez ce pour quoi vous payez, mais si vous utilisez un service établi, vous aurez accès à d'excellents professionnels en matière de répondeur.

Les forfaits de prix comprennent généralement les frais par appel ou à la minute. Si vous avez un volume d'appels plus important, les offres les plus avantageuses sont généralement proposées par les grandes entreprises. Il faut en général 100 dollars et plus pour se lancer dans le bas du spectre, et vous ne payez que pour le service; pas les coûts individuels d’embauche et de rémunération d’un employé interne.

Examen du coût réel de l’embauche d’une réceptionniste virtuelle:

Toute une équipe disponible 24h / 24 et 7j / 7 coûte des centaines, pas des milliers par mois. Vous payez pour le service, le service paie les réceptionnistes. Aucun frais pour les bonus, avantages, ou autres dépenses connexes. Vous ne payez pas quelqu'un pour rester assis quand les appels ne sont pas entrés.

Maintenant, considérons le coût réel de l’embauche d’une réceptionniste ou d’une équipe d’accueil:

Minimum 2 500 $ par mois en salaire. Minimum de 4 100 $ par mois pour: 401 000 $, dépenses liées à la sécurité sociale, aux soins de santé, à l’invalidité, aux retraites et aux congés. Des dépenses indicibles lorsque les appels ne sont pas entrés et que la réceptionniste travaille sur ses ongles ou fait des textes personnels ou des appels téléphoniques. Des dépenses indicibles pour la formation, car vous devrez leur fournir un logiciel avec lequel ils ne sont peut-être pas familiers, ainsi que d'autres problèmes liés à la formation. Temps et dépenses monétaires incalculables liés au recrutement, à l'embauche, à la formation, au licenciement ou à la perte d'un réceptionniste après l'autre. Coûts d'appels perdus énormes lorsque la réceptionniste n'est pas en mesure de répondre à l'appel immédiatement et que la perspective se bloque, ou lorsque les heures de bureau sont terminées.

Comme vous pouvez le constater, engager une réceptionniste physique coûte littéralement des milliers de dollars par mois. Le fait est que vous ne savez vraiment pas combien ils vous coûtent en plus du salaire et des avantages, car les autres problèmes mentionnés peuvent vraiment creuser le portefeuille d'une entreprise. Il est également difficile de licencier une «mauvaise» réceptionniste une fois la période probatoire écoulée.

Virtual call centre business team

Conclusion

Un mauvais réceptionniste effraie les clients, ne prend pas les messages correctement, enregistre trop de rendez-vous et rend tout simplement plus difficile le travail de votre équipe. L'embauche d'un service résout également ce problème, car ils effectuent un contrôle de qualité approfondi de leur personnel et éliminent les pommes pourries. Cela vous permet de rester sur la bonne voie pour développer votre entreprise, sachant que vos téléphones reçoivent une réponse rapide et efficace.

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